'Werk slim; maak tijd voorspelbaar'

door Maarten Brand en Wilbert Teunissen

Een van de meest gehoorde bezwaren tegen het begeleiden van leerlingen in de onderhoudsbranche is simpel: “Ik heb daar geen tijd voor.” Begrijpelijk. De werkdruk is hoog, personeelstekorten drukken zwaar, en dan moet je ook nog de nieuwe generatie opleiden. Kom op zeg; veel te druk voor. Het voelt alsof je een marathon moet rennen terwijl je al een sprint aan het trekken bent.

Toch hoeft het probleem niet zo groot te zijn als het lijkt. Tijd, of beter gezegd, de perceptie van tijd, speelt hier een hoofdrol. Want wat vaak vergeten wordt, is dat begeleiding in het begin intensief is, maar op de lange termijn juist tijd kan opleveren. We kunnen de hoeveelheid tijd niet beïnvloeden helaas. Wel kunnen we anders naar die beschikbare tijd kijken. Hoe? Door te zorgen voor voorspelbaarheid. Net zoals de seconden die aftellen bij een voetgangersoversteekplaats met rood licht of een navigatiesysteem in je bedrijfsbus. Ze geven duidelijkheid over wat je kunt verwachten.

Het ‘Certainty Effect’: waarom onzekerheid tijd zwaarder maakt

Wat hier speelt, wordt in de psychologie het ‘Certainty Effect’ genoemd. Dit psychologische effect beschrijft hoe mensen anders reageren op een situatie waarin zekerheid ontbreekt. Onzekere wachttijden worden bijvoorbeeld als veel langer en vervelender ervaren dan wachttijden waarvan de duur bekend is.

De kenmerken van het Certainty Effect laten zien dat:

onzekere wachttijden langer voelen dan zekere wachttijden: Als je niet weet hoe lang iets duurt, lijkt elke minuut een eeuwigheid.
onzekerheid, stress en angst kunnen veroorzaken: de onzekerheid vergroot spanning, terwijl een duidelijke tijdlijn juist rust geeft.
de beleving van tijd sterk beïnvloed wordt door weten of niet weten: zelfs een langere wachttijd voelt lichter als je weet hoe lang het duurt.

Niet weten maakt het zwaar

Dit effect verklaart waarom mensen een voorkeur hebben voor een gegarandeerde uitkomst, zelfs als een onzekere situatie op papier voordeliger lijkt. Ja leuk zo’n leerling maar daar heb ik geen tijd voor; laat maar. Daarbij heeft iedereen een eigen werktempo, in jouw eigen tempo kan je gemakkelijk doorwerken. Maar als je een leerling begeleidt word je zeker in het begin regelmatig uit je ‘flow’ gehaald. Liever dan maar geen leerling? Ik hoop het niet. Wanneer je niet weet wanneer jouw inspanning makkelijker wordt, voelt de tijd die je eraan besteedt zwaarder dan nodig. Maar geef jezelf voorspelbaarheid, een soort houvast voor je begeleiding, en ineens voelt het proces veel beter te overzien.

Voorspelbaarheid maakt alles lichter

Ik heb deze zomer voor het eerst de Uber-app op mijn telefoon gebruikt, op vakantie, in Lissabon. Het is even je bestemming intoetsen en de gewenste Uber bevestigen en dan zie je op je app precies waar deze rijdt en hoe lang het duurt voordat je in kunt stappen. Heel voorspelbaar dus en super relaxt.

Of stel je voor: je zit in je bedrijfsbus onderweg naar een project. Zonder navigatie lijkt de rit eindeloos. Je rijdt op een B-weg achter een tractor en vraagt je af hoe lang dit nog gaat duren. Maar zet de navigatie aan, en ineens weet je: nog 32 minuten. Zelfs met wat oponthoud voel je minder stress, omdat je weet dat je onderweg bent naar je eindbestemming. Het verschil zit niet in de tijd zelf, maar in de voorspelbaarheid.

Begeleiden werkt precies zo

Die eerste weken? Die voelen zwaar. Niet alleen omdat het zoveel tijd kost, maar ook omdat je vaak geen idee hebt wanneer het makkelijker wordt. Maar stel je voor dat je een soort begeleidingstijdlijn hebt. Een overzicht dat je laat zien hoe het zich ontwikkelt:

Week 1-4: Je bent manager. Alles moet je uitleggen, alles moet je voordoen. Intensief, maar essentieel.
Week 5-12: De leerling wordt zelfstandiger. Je check-ins worden minder, je rol verschuift naar die van coach.
Maand 6-12: De leerling neemt taken over. Jij hoeft alleen nog adviseur te zijn, terwijl je leerling zelfstandig aan de slag gaat.

Zie je? Als je weet dat die pittige en intensieve eerste weken tijdelijk zijn en dat je daarna zelfs maandenlang tijd overhoudt, wordt die inspanning ineens een stuk draaglijker.

Het verschil tussen wachten en weten

Als je niet weet hoe lang iets duurt of wanneer het beter wordt, voelt het eindeloos. Maar voorspelbaarheid haalt die mentale druk weg.

Voor de leerling: Geef hen inzicht in hun groei. Leg uit wat ze in elke fase kunnen verwachten. “Je hebt nu veel hulp nodig, maar over drie maanden kun je zelfstandig dat kozijn schilderen.” Dat vooruitzicht motiveert en geeft vertrouwen.
Voor jou: Weet dat je na de intensieve start vanzelf minder hoeft te doen. Net als een navigatiesysteem dat je vertelt dat je na drie rotondes de snelweg opgaat, helpt een duidelijk plan je focus te houden. Nu even opletten, straks plankgas.
Voor kantoor: Deel je begeleidingsplan. Als jouw leidinggevende begrijpt dat de intensieve beginfase een investering is in een soepeler werkproces op de lange termijn. Dan ontstaat er meer begrip.

Hoe begeleiding uiteindelijk tijd oplevert

Hier zit de kern: een goed begeleide leerling wordt veel eerder een zelfstandige vakman die jouw werk verlicht. Denk aan dat moment waarop je leerling zelfverzekerd de verfroller oppakt en ongevraagd precies laat zien wat jij al zo vaak hebt uitgelegd. Dat levert niet alleen rust op, maar ook concrete tijdwinst.

Net zoals een goed geplande reis met navigatie efficiënter verloopt, wordt je werk gemakkelijker als je investeert in begeleiding met een duidelijk doel. Het begint intensief, maar naarmate de leerling groeit, neem jij gas terug.

Let op voor de valkuil

Het idee dat begeleiding een eindeloze, tijdverslindende taak is blijft een valkuil waar we collectief intrappen. Natuurlijk, het kost tijd. Maar laten we niet overdrijven: het kost niet altijd veel tijd, en het kan je uiteindelijk zelfs tijd opleveren. Het is zonde, écht zonde, om jezelf en je bedrijf tekort te doen door te denken dat het altijd zwaar blijft. En nog meer zonde om je toekomstige collega’s in de kou te laten staan en ze te laten wachten op een trein zonder aankomsttijd.

Begeleiding is niet alleen een last, het is een slimme investering. Geef jezelf en je leerlingen voorspelbaarheid, plan het handig in, en geniet straks van de tijd die een goed opgeleide vakman je oplevert. Zo simpel kan het zijn.